Ordner und Akten digitalisieren – mehr Effizienz im Büro
Volltextsuche, mehr Platz, superschnelles Finden – erleben Sie alle Vorteile von digitalisierten Dokumenten.
ALLES, WAS SIE ZUM AKTENORDNER-SCANNEN
WISSEN MÜSSEN
Warum Sie Papierdokumente digitalisieren sollten
Ihr Webauftritt ist up to date und ein Großteil Ihrer Kommunikation im Unternehmen verläuft bereits digital? Warum dann nicht auch all das abgeheftete Papier digitalisieren, das sich in Ihren Archiven stapelt und sich langsam dem physischen Verfall nähert?
Mit der digitalen Archivierung von Personalakten, Ordnern und anderen Dokumenten heben Sie Ihr Unternehmen auf das höchste Level. Und profitieren von zahlreichen Vorteilen:
- Erhalten Sie mehr Platz im Unternehmen. (Beispiel: Auf eine SSD-Festplatte mit 1.000 GB passen bei 300 dpi und in Farbe knapp 4.000 klassische Aktenordner. Das sind etwa 255 Regalmeter.)
- Sparen Sie Zeit, indem Sie schnell und von jedem Ort der Welt aus auf Ihre Dokumente zugreifen.
- Arbeiten Sie gemeinsam an Ihren Dokumenten – zeitgleich und ohne sich zu Fünft um einen Tisch zu drängeln.
- Erleben Sie optimale Verlässlichkeit. Dank ortsungebundener Mehrfachsicherung sind Ihre Daten selbst bei Brand- und Wasserschäden stets sicher.
- Bremsen Sie den physischen Verfall Ihrer Ordner – mit Hilfe der digitalen Aktenaufbewahrung ohne Datenverlust.
Des Weiteren gibt es keine physische Ordnerbegrenzung mehr. Mit der Digitalisierung erhalten Ihre Ordner und Akten die Größe, die Sie benötigen. Unabhängig von physischen Grenzen.
So erhalten Sie die perfekten digitalen Aktenordner
Digitalisierung ist nicht gleich Digitalisierung. Zwar lässt sich ein Dokument wie beispielsweise ein Arbeitsvertrag heutzutage mit jedem Smartphone abfotografieren, aber effizientes Digitalisieren bedeutet mehr als dies. Entscheidend ist die sinnvolle Benennung der Dateien und eine logisch nachvollziehbare, bestenfalls intuitive Ablage. Schließlich möchte Ihre Personalabteilung den fotografierten Arbeitsvertrag unter 3.000 anderen Arbeitsverträgen auch reibungslos wiederfinden.
Wenn Sie auf digitalem Wege Ihre Akten und Ordner archivieren und auch für Ihr Unternehmen nutzbar machen möchten, benötigen Sie daher die richtige Mischung aus Equipment und Erfahrung – angefangen bei der Hardware für das Dokumente-Scannen in sämtlichen Größen bis hin zur Eingabe sinnvoller Metadaten und einer abschließenden sicheren Archivierung.
Doch wie setzen Sie das Ganze in Ihrem Betrieb um? Die Lösung: Sie wählen einen Scandienstleister, der Ihre Anforderungen bestmöglich erfüllt.
Per Dienstleister vom Papier zur Datei: 5 Dinge, auf die Sie achten sollten
Denken Sie immer daran: Ihre Dokumente enthalten oft personenbezogene Daten. Wenn Sie sie digitalisieren lassen möchten, sollten die Schriftstücke auch entsprechend sensibel behandelt werden. Und zwar so, dass am Ende des Digitalisierungsprozesses keine Wünsche übrig bleiben. Hier fünf Tipps:
- Achten Sie auf persönliche Beratung. Jemand ist nur am Telefon oder per Mail für Sie da? Für ein kurzes Scan-Intermezzo von ein paar Dokumenten ist das okay. Aber für 1.000 Ordner mit zum Teil heiklen Unternehmensdaten ist eine persönliche Beratung effizienter.
- Kaufen Sie nichts, was Sie nicht benötigen. Ein Scanservice sollte im Vorfeld der Digitalisierung genau Ihre Anforderungen erfassen. Darauf aufbauend sollten Sie Ihr Angebot erhalten. Nicht umgekehrt.
- Sie benötigen Ihre analogen Schriftstücke zurück? Beispielsweise Patientenakten zur Aufbewahrung? Dann wäre es doch gut, wenn diese in ihren Ursprungszustand zurückversetzt werden würden, oder? Inklusive Rückheftung und perfekter Kennzeichnung.
- Wie erhalten Sie Ihre digitalisierten Daten zur Archivierung? Erhalten Sie diese schlichtweg als Datei? Oder werden Sie in Ihr unternehmenseigenes System implementiert? Über eine sichere Databridge?
- Lassen Sie sich zur Ordnerstruktur beraten. Denn in der digitalen Welt sind analoge Strukturen obsolet. Beispiel: Für den gesammelten Schriftverkehr mit den 273 unterschiedlichen Kunden von 2003 benötigen Sie nach der Digitalisierung keine 23 Ordner mehr. Ein einziger digitaler Ordner genügt. Und glauben Sie uns: Das macht die Welt so viel einfacher!
Überlassen Sie Dinge gerne dem Zufall?
Häufig ist es so, dass die Digitalisierung von Papierdokumenten erst initiiert wird, wenn es schon zu spät ist: Wenn ein Brand, ein Wasserschaden oder der physische Verfall die Dokumente in Ihren Aktenordnern beschädigt hat.
Verlassen Sie sich nicht auf das Glück. Wählen Sie die sichere Lösung: Die Digitalisierung Ihrer Aktenordner durch einen erfahrenen Dienstleister.
SIE SUCHEN DEN RICHTIGEN DIENSTLEISTER?
Kostenfreie Vor-Ort-Beratung plus Testscan
Akten und Ordner digitalisieren – auf Maß gescannt nach Ihren Anforderungen.
Sie wünschen sich das beste Produkt? Wir von Datenerfassung Kruse kommen zu Ihnen ins Unternehmen, beraten Sie
und erstellen einen kostenfreien Testscan – abgestimmt auf Ihre individuellen Bedürfnisse.
Lernen Sie uns jetzt kennen. Kostenfrei und unverbindlich.
Über 50 Jahre Erfahrung – für jeden Ihrer Aktenordner
Datenerfassung Kruse macht Schluss mit Ihrem Papierkram
Sie möchten Ihre Aktenordner digitalisieren lassen? Bei Datenerfassung Kruse finden Sie 100 % datenschutzkonformes und erfahrenes Digitalisierungs-Handwerk. Angefangen bei der persönlichen Erstberatung bei Ihnen im Unternehmen, über einen kostenfreien Testscan, bis hin zur Übergabe Ihrer erstellten Dateien als Volltext-PDFs samt Metadaten.
Wir übernehmen zudem die sichere Aktenarchivierung. Und zwar so lange, bis Sie Ihre digitalen Akten und Ordner erhalten haben. Im Anschluss können Sie sich entscheiden, ob Sie Ihre analogen Aktenordner im Ursprungszustand zurückgeheftet oder datenschutzkonform vernichtet haben wollen.
Sie sehen: Mit Ihren Aktenordnern in Kruse-Händen bekommen Sie die Unterstützung, die Sie für eine gewinnbringende Digitalisierung benötigen. Nicht umsonst sagen unsere Kunden: In Kruse we trust.
5 Extra-Features, die Sie bei Datenerfassung Kruse erhalten
- Kruse versteht und unterstützt Sie – egal ob Sie auf der grünen Wiese anfangen oder schon selbst tätig geworden sind und nun denken: “Stopp! Hier müssen Profis ran.”
- Maximale Betreuung im Kruse-Stil. Sie benötigen unseren Support einmalig für ein aktuelles Projekt? Oder doch für eine kontinuierliche Betreuung mit laufendem Scan-Service? Was immer Sie auch brauchen: Datenerfassung Kruse hat das passende Paket für Sie.
- Persönlicher Erstbesuch. Sie interessieren sich für die Zusammenarbeit mit uns? Dann kommen wir persönlich bei Ihnen vorbei und beraten Sie. Umfassend und unverbindlich.
- Metallfreie Rückheftung. Egal wie vertrackt und kompliziert Ihre Hefter und Mappen sein mögen: Wir entfernen sämtliche Klammern und digitalisieren Ihre Aktenordner mit neuester Technik. Bei Bedarf bekommen Sie Ihre analogen Akten und Ordner im Anschluss zurück – einwandfrei rückgeheftet.
- Kostenloser Probescan. Indem wir einen oder mehrere Ihrer Ordner kostenfrei scannen, bekommen Sie die Möglichkeit, sich ein Bild vom Endergebnis zu machen. So können Sie uns und unsere Technik samt OCR-Texterkennung unverbindlich testen.
referenzen
Diese Unternehmen nutzen die Vorteile digitalisierter Aktenordner:
AKTEN UND ORDNER DIGITALISIEREN – SO FUNKTIONIERTS BEI KRUSE
In 3 Schritten zum digitalen Mehrwert
Kontaktaufnahme und Erstberatung
Nach Ihrer Kontaktaufnahme kommen wir für eine Erstberatung zu Ihnen ins Unternehmen. Hier informieren wir Sie über Ihre Möglichkeiten und analysieren Ihre Anforderungen. Im Anschluss führen wir einen Testscan durch. So können Sie sich das Endprodukt besser vorstellen.
Abholung durch Datenerfassung Kruse und Scanvorgang
Kommt es nach Erstberatung und Testscan zur Zusammenarbeit, geht es wie folgt weiter: Nach Auftragsfreigabe holen wir Ihre Akten und Ordner ab, scannen diese mit unserem Scansystem und archivieren die analogen Akten bei uns am Standort.
Sie erhalten Ihre digitalen Akten und Ordner
Bereits nach kurzer Zeit erhalten Sie Ihre volldigitalisierten Aktenordner – auf dem Medium Ihrer Wahl samt Metadaten. Ihre analogen Akten bewahren wir bis zu diesem Zeitpunkt bei uns im Unternehmen auf. Auf Wunsch vernichten wir diese nach schriftlicher Freigabe oder bringen sie zur weiteren Verwahrung zurück in Ihr Unternehmen.
Nutzen Sie jetzt die Vorteile digitaler Aktenordner.
Testen Sie uns.
Sie möchten alle Patientenakten digitalisieren? Die Digitalisierung aktueller Personalakten vorantreiben? Oder schlichtweg alle Ihre Akten archivieren? Und zwar mit der digital besten Lösung? Dann testen Sie uns. Sie erhalten eine kostenfreie Vor-Ort-Beratung samt Testscan – auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt.
Weiteres zu den Themen Ordner scannen, Akten digitalisieren und Aktenarchivierung
Häufig gestellte Fragen
Die Verwahrdauer für Akten richtet sich nach den jeweiligen Dokumenten, die sie beherbergen. Des Weiteren unterscheidet sich die Aufbewahrungsfrist auch zwischen Privatpersonen und Gewerbetreibenden sowie zwischen einzelnen Branchen.
Damit Sie langfristig auf der sicheren Seite sind, bietet es sich daher an, Ihre Akten vollumfänglich zu digitalisieren. So sind sie vor Bränden und Wasserschäden geschützt. Eine Mehrfachsicherung sorgt zudem dafür, dass Löschungen oder Serverprobleme keine Gefahren mehr darstellen. Damit überdauern Ihre Akten auch die längste Aufbewahrungsfrist – lesbar und bei vollem Nutzen.
Je nach Akte und Dokument entfernen wir in einem ersten Schritt die Metallteile wie beispielsweise Büroklammern, Tackernadeln und Ösen. Dies sorgt für einen optimalen Scanvorgang.
Im Anschluss versehen wir die Dokumente mit Barcodes. Dadurch lassen sich die späteren digitalen Dokumente besser zuordnen. Danach folgt schließlich der Scanvorgang.
Bei Datenerfassung Kruse bieten wir Ihnen Scans bis hin zu DIN A0 in Überlänge an. Also auch Großformatscans. Sie wünschen eine individuelle Beratung? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf.
255 Regalmeter. Auf einer Festplatte.
Schon gewusst? Auf eine 1000 GB SSD-Festplatte passen rund 255 Regalmeter DIN A4-Papier – in höchster Qualität und in Farbe.
Somit sparen Sie eine ganze Menge Platz. Zudem müssen Sie nicht mehr suchen, schleppen und zeitraubend blättern, sondern geben einfach den passenden Suchbegriff ein und finden das Dokument, das Sie brauchen. In Sekundenschnelle sowie mit bester Qualität und von jedem Ort der Welt.
WILO SE sagt:
„Mit Datenerfassung Kruse zum papierlosen Büro.“
WILO SE
Ulrike Pachurka
Project Manager, Sales & Service Excellence Germany
Innovation und Fortschritt in der Digitalisierung hat die WILO SE dazu veranlasst, ein papierloses Büro in der Sales Area Germany zu schaffen. Die Datenerfassung Kruse GmbH hat uns mit ihren Dienstleistungen sehr unterstützt, diese Idee umzusetzen.