Papierkram ade: Rechnungen erfassen und digitalisieren
Niemand bekommt gerne Rechnungen, schließlich müssen diese irgendwann auch bezahlt werden. Dazu die Ablage, Buchhaltung, Zahlungsanweisungen. Jede Menge Zeit, die viel sinnvoller genutzt werden könnte. Übergeben Sie Ihren Rechnungseingangsworkflow an einen externen Dienstleister und erleben Sie die Vorteile digitaler Rechnungen: mehr Kapazitäten, mehr Ordnung, mehr Effizienz.
Alles, was Sie über das Digitalisieren Ihrer Rechnungen wissen müssen
Warum sich digitale Rechnungen rechnen
Wenn Ihr Unternehmen im Tagesgeschäft noch mit analogen Rechnungen arbeitet, kennen Sie das vermutlich: Eine überlastete Buchhaltung, viel zu lange Rechnungsdurchläufe und zusätzlich verpasste Skonti. Hinzu kommt oft noch eine ineffiziente Liquiditätssteuerung, basierend auf einem kaum zu bewältigenden Rechnungseingangsvolumen.
Die Lösung für all das: Ein digitaler Workflow für den Rechnungseingang. So umgehen Sie die Hürden der ordnerfüllenden Papier-Ära und nutzen stattdessen die positiven Effekte der elektronischen Archivierung.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben, da Sie weniger Briefe öffnen und auch keine Rechnungen mehr erfassen und zuweisen müssen.
- Effizientere Liquiditätssteuerung, da Sie selbst bei großen Rechnungsvolumina jederzeit einen Überblick über offene Positionen haben. Denn es wird das Zahlungsziel jeder einzelnen Rechnung erfasst.
- Weniger Ausgaben, da Sie Ihre Rechnungen durch den beschleunigten Rechnungsdurchlauf innerhalb von 24h zahlen und so jeden Skonto nutzen können.
- Schnellere Prozesse, da Sie digitale Rechnungen beispielsweise auch auf digitalem Wege an den Steuerberater senden können.
Darüber hinaus sind Ihre Rechnungen bei Mehrfachsicherung zu 100 % geschützt. Und zwar sowohl vor dem physischen Verfall des Papiers als auch vor der bei digitalen Rechnungen immer befürchteten unbeabsichtigten Datenlöschung. Somit können Sie problemlos jede Aufbewahrungsfrist einhalten – bei bestmöglichem Nutzen.
Digitalisierte Eingangsrechnungen – so machen Sie es richtig
Um die Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen voranzutreiben, ist das passende Equipment essenziell. Sie benötigen beispielsweise den richtigen Scanner, damit Sie Ihre Rechnungen digital erfassen und im Anschluss optimal archivieren können.
Jedoch ist Rechnung nicht gleich Rechnung. Manche sind einseitig und andere doppelseitig. Einige Sammelrechnungen sind gerne über 1.000 Seiten lang und auch Fehler seitens des rechnungstellenden Unternehmens sind niemals ausgeschlossen. Daher sind auch Erfahrung und Know-how vonnöten, wenn Sie Eingangsrechungen so digitalisieren wollen, dass Sie den besten Nutzen daraus ziehen.
Unser Tipp: Übergeben Sie die Digitalisierung Ihrer Rechnungen an einen kompetenten Partner.
5 Dinge, auf die Sie bei der Rechnungsdigitalisierung durch einen Dienstleister achten sollten
Die Digitalisierung Ihrer Rechnungen ist ein Meilenstein in Ihrem Unternehmen, von dem Sie lange profitieren werden. Aus diesem Grunde sollte der Umstieg zu 100 % optimal verlaufen. Denn nur so können Sie das volle Potenzial nutzen.
Hier fünf nützliche Hinweise, auf die Sie bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung durch einen externen Dienstleister achten sollten:
- Gibt es eine persönliche Beratung? Ein anonymes Kundentelefonat genügt, wenn Sie bloß ein paar Rechnungen scannen und archivieren wollen. Für die Umstellung Ihres gesamten Rechnungseingangsworkflows jedoch ist persönlicher Kontakt mit einer festen Ansprechperson die bessere Lösung.
- Erst erfassen, dann anbieten. Ein Dienstleistungsunternehmen sollte im Vorfeld den Workflow Ihres Rechnungseingangs ermitteln und daran angepasst ein Angebot erstellen. Nicht umgekehrt.
- Sie benötigen die analogen Dokumente weiterhin? Dann wäre es doch gut, wenn Sie diese nach Erfassung und Bearbeitung zurückerhalten könnten, oder? Und zwar rückgeheftet und perfekt gekennzeichnet.
- Achten Sie auf die Referenzen. Denn die digitale Rechnungserfassung samt Archivierung von Rechnungen ist je nach Unternehmen detailreich und komplex. Große Kunden mit vielen Rechnungen sind in diesem Fall ein Indiz für verlässliches Know-how.
- Alles aus einer Hand. Sie möchten neben Rechnungen auch andere Belege digitalisieren? Dann sollte dies durch ein und denselben Dienstleister abgedeckt sein.
Viele Rechnungspositionen kosten viel Zeit.
Rechnungen können sich immens unterscheiden – vor allem im Bereich der Positionsdaten. Bei der Digitalisierung wird es schnell komplex, wenn Sie alles richtig machen wollen, sodass Sie beim Scannen viel Zeit verlieren.
Die Lösung dafür: Die Digitalisierung Ihrer Rechnungen durch einen erfahrenen Dienstleister. So sparen Sie sich die mühsame Einarbeitung und profitieren ab der ersten digitalen Rechnung.
SIE SUCHEN DEN RICHTIGEN DIENSTLEISTER?
Geben Sie Rechnungen zum Digitalisieren in Kruse-Hände!
Wir von Datenerfassung Kruse haben das richtige Equipment, kommen zu Ihnen ins
Unternehmen, beraten Sie und übernehmen die Digitalisierung Ihres gesamten
Rechnungseingangsworkflows. Wir erfassen, scannen, archivieren temporär und entsorgen.
Alles so, wie Sie es wünschen.
Lernen Sie uns jetzt kennen.
Über 50 Jahre Erfahrung – für jede einzelne Rechnung
Rechnungen digitalisieren mit Datenerfassung Kruse
Sie möchten Ihr Personal entlasten und Ihre Prozesse beschleunigen, indem Sie Ihre Rechnungen digitalisieren? Natürlich GoBD-konform, revisionssicher und mit einer Softwarelösung, die gut, sicher und zuverlässig arbeitet. Wie zum Beispiel Clever.Rechnung, die komfortable Cloud-Lösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen? Bei Datenerfassung Kruse bekommen Sie das Know-how, das Sie benötigen.
Von der persönlichen Erstberatung bis hin zur kompletten Übernahme Ihres Rechnungseingangsworkflows – wir bieten 100 % verlässliches Digitalisierungshandwerk. Mit mehr als 50 Jahren Erfahrung.
Dazu gehört auch die Übertragung in das von Ihrem Unternehmen verwendete FIBU-, ERP-, oder DMS-System. Den Zugang dazu schaffen wir über unsere sichere Databridge. Was Sie tun müssen? Nur sachlich prüfen. Den Rest übernehmen wir – einschließlich der Vernichtung der Originale, sofern Sie dies wünschen.
5 Features, die Sie bei Datenerfassung Kruse erhalten
- Kruse digitalisiert 100 % Ihres Rechnungseingangs. Vollkommen unabhängig, ob Ihre Rechnungen per Post oder E-Mail eintreffen: Jede Eingangsrechnung wird von uns erfasst, geprüft und über unsere Databridge sicher in Ihr System übertragen.
- Kruse-Postfach für Anonymität. Sie wünschen, dass niemand mitbekommt, wer Ihre Rechnungen erfasst und prüft? Über ein eigenes Postfach – sowohl analog als auch digital – bleiben wir anonym und treten namentlich nicht vor Ihren Kunden in Erscheinung.
- Prüfung Ihrer Rechnungen. Was geht als Rechung durch und was nicht? Wir prüfen sie alle! Dadurch können Sie bei jeder von uns erfassten Rechnung sicher sein, dass es auch wirklich eine Rechnung ist.
- Erste digitale Rechnung in 30 Minuten. Wir leeren täglich Ihr Postfach. Sind dort neue Rechnungen hinterlegt, erhalten Sie die erste davon etwa 30 Minuten, nachdem wir diese erfasst haben. Für eine optimale Liquiditätssteuerung.
- Belege scannen? Kein Problem. Denn wir unterstützen Sie auch dabei, Ihre Belege in Papierform zu digitalisieren. Und zwar von Lieferscheinen bis hin zu Quittungen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie digitale Belege wünschen.
referenzen
Diese Unternehmen nutzen die Vorteile digitalisierter Rechnungen:
Rechungen digitalisieren – so funktionierts bei Kruse
In 3 Schritten zum digitalen Mehrwert
– mit Datenerfassung Kruse
Kontaktaufnahme und Erstberatung
Nach Ihrer Kontaktaufnahme, sprechen wir im Erstgespräch gemeinsam über Ihre Anforderungen. Im Anschluss folgt eine Analyse Ihrer Belege, aufgrund welcher wir Ihnen dann meist direkt einen ersten Lösungsvorschlag für Ihren digitalen Rechnungsworkflow anbieten. Anschließend erhalten Sie ein individuelles Angebot.
Einführung des digitalen Eingangsrechnungsworkflow
Im Digitalisierungsprozess leiten wir Ihre Eingangsrechnungen auf unser Postfach um. Nach dem Erfassen und Scannen der Rechnungen – inklusive OCR-Erkennung – prüfen wir, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Anschließend übertragen wir die Rechnungen als Volltext-PDF und als Datei mit Metadaten über die Databridge in Ihr System.
Sachliche Prüfung
Sobald die Rechnungen in Ihrem System sind (etwa 30 Minuten nach der Erfassung durch uns) müssen Sie die Rechnungen nur noch sachlich prüfen.
Nach Freigabe der Rechnungen vernichten wir die Originale schließlich oder senden sie Ihnen auf Wunsch zurück.
Profitieren Sie jetzt von digitalisierten Rechnungen.
Sie möchten den Workflow Ihrer Buchhaltung optimieren, Ihr Personal entlasten oder für einen besseren Überblick in der Rechnungsverwaltung sorgen? Dann nutzen Sie jetzt alle Vorteile digitaler Eingangsrechnungen – mit der 100 %-Lösung von Datenerfassung Kruse.
Weiteres zu den Themen Eingangsrechnungen digitalisieren und Rechnungen archivieren
Häufig gestellte Fragen
Ganz einfach, weil Sie mit digitalisierten Rechnungen und einer automatisierten Rechnungsverarbeitung Ihr Unternehmen auf ein neues Level heben:
- Effizientere Liquiditätssteuerung (Sie wissen tagesaktuell, was noch bezahlt werden muss.)
- Schnellerer Rechnungsdurchlauf (bei gleichzeitig geringerer Arbeitsbelastung)
- Weniger Ausgaben (da Sie durch die schnellere Abwicklung häufiger Skonti nutzen können)
- Effizientere Prozesse
Erfahren Sie gerne mehr über die Digitalisierung Ihrer Rechnung in Papierform und nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
Im Grunde genommen gar keine. Viele denken jedoch, dass digitalisierte Rechnungen weniger sicher sind und befürchten ein versehentliches Löschen oder Datenverlust durch Serverprobleme. Solche Befürchtungen lassen sich mit einer digitalen Mehrfachsicherung aber zu 100 % vermeiden.
Sobald Ihre Rechnungen gescannt und geprüft auf Ihrem Server liegen, ist die Papierrechnung überflüssig. Dank Mehrfachsicherung ist die digitale Rechnung umfassend geschützt, sodass Sie jede Aufbewahrungsfrist einhalten. Auch ohne Papierbeleg.
Wären Sie gerne 672 mal schneller mit Ihren Rechnungen?
Mit digitalisierten Rechnungen von Datenerfassung Kruse reduzieren Sie die Dauer Ihres Rechnungsdurchlaufs von etwa 14 Tagen auf rund 30 Minuten. Das ist 672 mal schneller und damit quasi Warp 7 für Ihre Buchhaltung.
TRACTO sagt:
„Schneller, sicherer, umfangreicher – das ist Kruse.“
Tracto
Mona Kuss
Kaufmännischer Junior Manager
Datenerfassung Kruse digitalisiert und erfasst unseren gesamten Rechnungseingangsworkflow. Eingehende elektronische Rechnungen werden direkt zur OCR-Erkennung weitergeleitet und Papierrechnungen werden täglich von Kruse gescannt. Alle Rechnungen werden per OCR erkannt und positionsgenau erfasst und u.a. nach §14 UstG geprüft. Über eine sichere Databridge erfolgt der Transfer in unser System. Wir sparen Unmengen an Zeit.
Und das Beste: Datenerfassung Kruse ist superschnell. Rechnungen, die wir in Papierform heute erhalten, haben wir entweder am gleichen Tag oder spätestens morgen bereits digitalisiert und gesichert auf dem Server. Schneller, sicherer und umfangreicher geht es wohl kaum.