E-Rechnung und ZUGFeRD: Basiswissen zum Rechnungsstandard
Briefumschlag, Ausdruck und eine tagelange Zustellung durch die Post. So werden auch heute noch Millionen von Rechnungen übermittelt. Doch die elektronische Rechnungsstellung, auch E-Rechnung genannt, wird zunehmend beliebter. Doch die digitalen Rechnungen müssen bestimmte Kriterien erfüllen. Wir bringen Licht ins Dunkel und geben Ihnen einen Überblick.
Papier? PDF? E-Rechnung? Eine kurze Erklärung
Wenn es um die E-Rechnung geht, herrscht bei vielen Unternehmen immer noch eine gewisse Unkenntnis und viele Fragen stehen im Raum: Ist eine Rechnung im PDF-Format bereits eine E-Rechnung? Welche Anforderungen müssen erfüllt sein? Was bedeutet der immer wieder auftauchende Begriff “bildhafte Darstellung” in diesem Zusammenhang? Und welche Richtlinien regeln eigentlich, wie eine E-Rechnung auszusehen hat?
PDF-Rechnung
Die PDF-Rechnung ist weit verbreitet und das nicht ohne Grund, denn sie bietet eine ganze Reihe von Vorteilen gegenüber der Papierrechnung:
- keine Portokosten
- schnelle Zustellung
- Einsparen von Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner
Doch auch eine Rechnung im PDF-Format ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Im Gegenteil, in der Regel ist sie gleichzusetzen mit der klassischen Rechnung auf Papier und somit eine “bildhafte Darstellung”. Praktisch ist sie natürlich trotzdem.
E-Rechnung
Der Umstieg auf die elektronische Rechnung ist eine Option für Sie, wenn Sie noch effizienter arbeiten möchten. Denn folgende Features vereinfachen die Rechnungsbearbeitung enorm:
- Das XML-Format des Dokuments ist maschinenlesbar.
- Es kann ohne Umwandlung, automatisiert verarbeitet werden.
- Durch einheitlichen Standard international nutzbar.
Eine rein elektronische Rechnung ist also im Prinzip nichts anderes als ein – fürs menschliche Auge – verwirrender Datensatz. Um eine Sichtprüfung aber zu erleichtern, kann das XML-Format der E-Rechnung auch in ein “klassisches” PDF eingebunden werden.
Vorteile der elektronischen Rechnung
E-Rechnungen haben gegenüber der klassischen Rechnung auf Papier eine ganze Reihe von Vorteilen, die vor allen Dingen die Effizienz erhöhen und Kosten senken. Eine maschinenlesbare Rechnung im XML-Format
- minimiert die Kosten für Porto und Verbrauchsmaterialien wie Papier, Briefumschläge und Toner.
- spart somit Ressourcen und hat einen positiven Effekt auf Umwelt und Klima.
- reduziert zeitraubende, monotone Arbeitsschritte wie das Adressieren, Kuvertieren und Frankieren der Papierrechnung.
- garantiert die direkte Übermittlung zum Rechnungsempfänger. Unzustellbare Fehlsendungen werden vermieden.
- erleichtert die Ablage und das Archivieren der Rechnungen.
- ermöglicht die schnelle Suche und das Filtern der Rechnungen nach unterschiedlichen Kriterien.
XRechnung – der Standard für Rechnungen an die Bundesverwaltung
Damit elektronische Rechnungen auch wirklich ihre Vorteile gegenüber bildhaften Darstellungen ausspielen können, sind einheitliche Regeln nötig. Sie stellen sicher, dass Rechnungssteller und -empfänger auch über Ländergrenzen hinweg mit der elektronischen Rechnung arbeiten können. In Deutschland finden sich diese Formatvorgaben in folgenden Regelwerken:
- Nutzungsbedingungen der Plattformen des Bundes für den Rechnungseingang
- E-RechV – die E-Rechnungsverordnung des Bundes
- EN 16931 – die europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung
Bund und Länder haben die europäischen Vorgaben umgesetzt und sie im XRechnung-Standard festgelegt. Er gibt vor, wie das Format, die Datenstruktur und die Semantik der elektronischen Rechnung aufgebaut sein müssen. Die XRechnung ist also eine E-Rechnung, die alle notwendigen nationalen und internationalen Standards erfüllt.
ZUGFeRD vs. XRechnung – Unterschiede
Immer wieder taucht die Frage auf, was der Unterschied zwischen einer E-Rechnung, einer XRechnung und einer ZUGFeRD-Rechnung ist. Zu Veranschaulichung – und etwas vereinfacht – kann man die Begriffe wie folgt voneinander abgrenzen:
- Die E-Rechnung legt fest, dass eine Rechnung elektronisch lesbar ist und automatisiert verarbeitet werden kann.
- Die XRechnung legt innerhalb dieser Vorgaben Standards zu Format, Struktur und Semantik fest. Sie ist maschinenlesbar.
- Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erfüllt die Standards der XRechnung und bietet darüber hinaus weitere anwenderfreundliche Vorteile, wie das Einbinden der XML-Datei in ein PDF-Dokument. Dadurch kann sie grafisch so aufbereitet werden, dass sie wie eine klassische Rechnung auf Papier aussieht.
Was bedeutet ZUGFeRD eigentlich?
Die etwas ungewöhnliche Abkürzung ZUGFeRD steht übrigens für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dieses “Forum elektronische Rechnung Deutschland” (FeRD) ist eine Netzwerkplattform für Akteure aus der Wirtschaft und den Ministerien, die seit 2010 die Einführung der elektronischen Rechnung begleitet und fördert.
Was sind die Vorteile von ZUGFeRD?
Elektronische Rechnungen, die im ZUGFeRD-Format erstellt werden, verbinden die Vorteile von Rechnungen im XML-Format und herkömmlichen, bildhaften Rechnungen auf Papier oder als PDF. Sie werden deshalb auch als hybrides, elektronisches Rechnungsformat bezeichnet.
ZUGFeRD-konforme Rechnungen haben einen PDF-Teil, in dem alle Rechnungsdaten für Menschen gut lesbar gespeichert sind, sowie einen eingebetteten XML-Teil, auf den die elektronische Datenverarbeitung automatisiert zugreifen kann.
Als branchenunabhängiger, internationaler Standard vereinfacht und beschleunigt ZUGFeRD den Rechnungsverkehr über Landesgrenzen hinweg und stellt sicher, dass Ihre elektronischen Rechnungen auch von Vertragspartnern in anderen europäischen Ländern schnell und sicher verarbeitet werden können.
Was ist neu bei ZUGFeRD 2.0?
Die Veröffentlichung der 2.0-Version im März 2019 war ein Meilenstein für den Standard, denn mit dieser Version erfüllte ZUGFeRD erstmals vollständig die EU-Vorgaben. Es konnte nun europaweit von allen Verwaltungen genutzt, empfangen und verarbeitet werden. Aktuell gilt die Version 2.1.1 als Standard.
Was kostet ZUGFeRD?
Gut für Anwender: Die jeweils aktuellste Version kann auf der Webseite des FeRD kostenlos heruntergeladen werden. Nutzer benötigen allerdings eine Rechnungssoftware, die mit dem ZUGFeRD-Package kompatibel ist. Wenn Sie mittelfristig auf die E-Rechnung umsteigen möchten, sollten Sie also auf Programme achten, die die Integration von ZUGFeRD ermöglichen.
Wird die E-Rechnung irgendwann Pflicht?
Die E-Rechnung wird sich mehr und mehr durchsetzen. Insbesondere bei Aufträgen für öffentliche Stellen wird die E-Rechnung mehr und mehr zum Standard. Seit 2020 können diese Rechnungsempfänger sogar auf eine elektronische Rechnung bestehen. Kann ein Auftragnehmer dieser Pflicht zur E-Rechnung nicht nachkommen, drohen Nachteile.
Ein Umstieg auf E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist ein ebenso einfacher wie notwendiger Schritt, um auch zukünftig als Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben, Kosten zu senken und Ressourcen einzusparen.
Und was ist dann der Factur-X-Standard?
Im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen taucht insbesondere im internationalen Kontext auch immer wieder der Name Factur-X auf. Dies ist aber lediglich ein anderer Name. Hinter ZUGFeRD und Factur-X steht das gleiche Rechnungsformat. Es gibt also keine Kompatibilitätsprobleme oder andere Schwierigkeiten.
Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung konkret aus?
Eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Dabei besteht ein Teil aus einer bildlichen Darstellung der Rechnung – also das, was der Kunde am Ende sehen, lesen und gegebenenfalls in Händen halten kann. Dieser Teil ist üblicherweise im PDF/A-3-Dateiformat angelegt, da dieses sich gut archivieren lässt.
Der zweite Teil der Rechnung besteht aus einer XML-Datei. Dieser Teil ist maschinenlesbar und kann automatisiert verarbeitet werden.
Unabhängig von diesen technischen Details, muss auch eine XRechnung alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Name und Adresse, Steuernummer, usw. beinhalten.
Ist meine Buchhaltungs- oder Agentursoftware ZUGFeRD-kompatibel?
Die meisten gängigen Softwarelösungen im Bereich Buchhaltung, bzw. Rechnungserstellung können mit dem Standard arbeiten und XRechnungen erstellen. Bei der Vielzahl an unterschiedlichen Programmen lohnt sich allerdings immer ein Blick auf die Webseite des jeweiligen Anbieters. Bekannte Programme bzw. Hersteller, die ZUGFeRD-kompatible Lösungen anbieten, sind zum Beispiel:
- DATEV
- sevDesk
- Billomat
- SAP
- Lexoffice
- Diamant
Habe ich vielleicht schon einmal eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten? Woran erkenne ich eine E-Rechnung?
Eine rein elektronische Rechnung im XML-Format erkennen Sie daran, dass Sie nicht wirklich etwas erkennen. Diese Datei ist darauf ausgelegt, maschinell verarbeitet zu werden. Entsprechend chaotisch erscheint sie für das menschliche Auge. Jede Menge Code, mit dem Rechner super arbeiten können, der aber fürs menschliche Auge ziemlich verwirrend ausschauen kann.
Eine hybride Rechnung im ZUGFeRD-Standard besteht aus solch einer XML-Datei und einem PDF. Je nachdem, mit welchem Programm Sie arbeiten, zeigt Ihnen Ihr PDF-Viewer eventuell an, dass in dem Dokument ein XML-Datensatz als Anlage hinterlegt ist. Arbeiten Sie als Rechnungsempfänger aber gar nicht mit elektronischen Rechnungen, können Sie diesen Anhang einfach vernachlässigen und mit dem PDF so umgehen, als wäre es eine herkömmliche Rechnung.
Alles verstanden?
E-Rechnungen werden zukünftig eine immer größere Rolle spielen. Sie lassen sich automatisiert verarbeiten und vereinfachen durch einen einheitlichen Standard den internationalen Rechnungsverkehr. Das ZUGFeRD-Format verbindet die Vorteile der elektronischen Rechnung mit der Übersichtlichkeit eines PDFs. Es bietet Rechtssicherheit, weil es mit allen relevanten EU-Vorgaben konform ist. Und es erhöht die Effizienz, weil Ressourcen geschont und zeitaufwendige Prozesse verkürzt werden.
Die Implementierung in ein bestehendes Buchhaltungssystem ist allerdings von zahlreichen individuellen Faktoren abhängig: Welche Software wird genutzt? Wie sieht der Kundenstamm aus? Wie international sind Sie mit Ihrem Unternehmen aufgestellt?
All dies lässt sich am besten in einem direkten Gespräch klären. Wenden Sie sich gleich an unsere kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und terminieren Sie ein ausführliches Beratungsgespräch, in dem wir Sie individuell zum Thema ZUGFeRD und Co. beraten können.
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